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Digitalización y Gestion Documental

La información no se puede aprovechar si no está al alcance, para garantizar que la información esté disponible cuando y donde la necesite.

 

La digitalización de documentos tiene las siguientes ventajas:

  • Reducción del tiempo en la búsqueda de documentos. 
    • Algunos estudios indican que quien trabaja con documentos se pasa el 50 % del tiempo buscando dichos documentos, y el otro 50 % restante lo dedica a utilizar lo que ha encontrado
    • Un caso parecido es el de las facturas que se dejan de cobrar, suele llegar al 4%.
  • Al tener la documentación digitalizada, varios usuarios pueden consultar un documento al mismo tiempo que evita tiempos de espera.
  • Importante reducción de espacio físico, estanterías llenas de documentación que ocupan mucho espacio en su oficina, se reducirá a un CD o DVD.       
  • Los documentos no se deteriorarán ya que al estar digitalizados se conservarán como el primer día, a diferencia del soporte en papel que con el paso del tiempo la humedad y otro tipo de factores causan estragos pudiendo llegar a ser inservibles.
     

CDD DOCUMÁTICA le ofrece la solución:

  • Recogida de la Documentación: Mediante nuestro servicio de recogida de documentación en los puntos que el cliente prefiera.
  • Preparación de la Documentación: Eliminación de grapas, carpetas, sobres y cualquier otro elemento que impida la correcta digitalización del documento, clasificándose la documentación realizándose expurgos si fuera preciso.
  • Digitalización de la documentación: En este proceso obtendremos la imagen del documento, este proceso se realizará con un escáner de alta velocidad y calidad, la digitalización se puede hacer tanto en Color  como en Blanco y Negro según la necesidad del cliente y el formato de entrega del documento se podrá hacer en pdf, Documento de Word, jpg, tiff; el tipo de formato podrá cambiar dependiendo del posterior uso del documento.
  • Reconocimiento: Un paso más allá de la simple digitalización, el reconocimiento de lo digitalizado permite la búsqueda de datos en el interior del documento, haciéndolo editable.
    • OCR: Reconocimiento de Caracteres Ópticos, mediante esta técnica los caracteres escritos a maquina o a ordenador son reconocidos por el sistema con el fin de que se pueda modificar el texto (copiar, cortar, eliminar), para esta técnica el documento deberá someterse a una reducción de ruido.
    • ICR: Reconocimiento de manuscritos, mediante esta técnica aquellos datos manuscritos serán reconocidos y convertidos a caracteres de ordenador.
  • Indexación: Todos los documentos serán indexados según las necesidades del cliente y los gestores de bases de datos que utilice o desee utilizar en el futuro. 
    • Fácil localización
    • Fácil identificación del archivo respecto de su contenido
    • Índice mediante los metadatos del archivo.
    • Vinculación desde otros archivos, para que a golpe de clic, pueda navegar por el documento ahorrándose tiempo en pasar de página por página.
  • Devolución de la documentación: Esta es la fase final del proceso, en la cual, se devuelve al cliente la documentación, excepto si éste desea contratar el servicio de custodia.
  • Entrega del producto: El producto final consistirá según las necesidades del cliente en:
    •  Acceso Web: El cliente podrá consultar a través de la página web, mediante un acceso de usuario y contraseña, todos sus documentos digitalizados en el formato que se haya elegido.
    • Sistema de Gestión Documental: Se le implantará en su empresa un sistema de Gestión documental donde tendrá centralizada toda su documentación, y los distintos trabajadores de su empresa puedan consultar de forma concurrente toda la información digitalizada y ordenada.
    • Soporte físico: CD, DVD, etc.


 

Otros servicios relacionados:

  • Copiado y conversión de documentos en papel a imágenes Digitales con alta calidad.
  • Diseño, implantación de medidas de seguridad y auditoria del sistema de protección de
    datos personales según la LOPD (Ley Orgánica de Protección de Datos) del cliente.
  • Digitalización de expedientes Sanitarios: En cuanto a la documentación de expedientes
    sanitarios se realizará según codificación de historia clínica (CIE-9-MC).
  • Digitalización de Cartografía.
  • Digitalización de Cartografía histórica y archivos históricos con mínima manipulación.
  • Gestión Digital de informes.
  • Procesamiento automatizado de la organización del trabajo y creación de formularios
    electrónicos.
  • Ordenación profesionalizada de los fondos documentales.
  • Creación y gestión de bases de datos documentales.
  • Diseños de programas personalizados, para incrementar al máximo la eficacia de su
  • Gestión de Información y conseguir reducción de costes al mínimo, con conexión telemática desde sus oficinas si así lo desea.

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